Nous travaillons pour développer la meilleure façon d’organiser une assemblée générale en ligne. Que pensez-vous de notre proposition ?
Quelles sont les principales choses que l’on doit pouvoir faire pour organiser des assemblées générales ?
- Convoquer les membres : informer les membres de l’association de la tenue de l’AG
- Débattre : pouvoir échanger avec les autres participants (en direct ou de manière différée),
- Consulter les rapports moraux et financiers de l’association (et d’autres documents si nécessaire)
- Pouvoir voter sur les différentes résolutions, le budget et pour valider les rapports
- Consulter le PV de l’AG
Point crucial : l’authentification des participants
Dans la mesure où l’on demande aux participants de voter en ligne, il est incontournable de pouvoir authentifier les personnes. Pour cela notre outil, qui gère l’accès aux espaces privés des associations, a une réponse éprouvée : un email = une personne = un vote. C’est très simple, et compréhensible par tous, De plus, notre système de sécurité, avec son étape de validation de l’email, vous le garantit.
Comment proposons-nous d’organiser votre AG en ligne dans RunOrg ?
- Vous créez votre évènement AG en ligne (date, heure, ordre du jour, etc.), vous y attachez les rapports et les documents à destination des participants.
- Vous invitez vos membres : soit en important leurs adresses emails directement dans l’évènement, soit en invitant le groupe « tous les membres » si vous utilisez par ailleurs RunOrg dans la gestion de votre association.
- Lorsqu’ils répondent à l’invitation, les participants peuvent demander de rajouter des points à l’ordre du jour ou transmettre leur pouvoir à un membre de leur choix.
- Le jour J à l’heure H : un chat sur l’évènement est activé, tous les invités et les inscrits à l’AG reçoivent une notification et peuvent y participer
- Les votes se font en dehors du chat, sur le mur de l’AG. Une personne = une voix. Les votes sont initiés par le président de séance, qui en se basant sur les débats dans le chat décide de la formulation des questions et des différents choix possibles de réponses. Les votes peuvent être publics ou secrets. Les résultats et les statistiques s’affichent au fur et à mesure pour tous les participants.
- La validation des documents en ligne et du PV d’AG se fait en suivant la même procédure que pour les votes.
- A la fin de l’AG, les participants peuvent télécharger le contenu des échanges du chat. Les absents (mais invités) y ont également accès.
Qu’en pensez-vous ? Comment faire plus simple ?
c nickel : processus très bien décrit
juste deux petites choses :
- à l’ouverture de l’AG lorsque les gens se connectent, il faut faire le comput des « présents » pour se donner les moyens d’éditer la feuille d’émargement et de vérifier un éventuel quorum.
- pour une assemblée en ligne, je donnerai la préférence au vote par correspondance plutot qu’aux procurations qui demanderont une vérification délicate à organiser en ligne. Le vote par correspondance en ligne correspond en fait à un vote sur les résolutions mais formulé en dehors du temps de l’AG.
Merci pour vos retours.
- Nous avons une piste pour gérer les procurations, mais si je pousse votre raisonnement : elles ne sont plus nécessaires puisque les personnes peuvent voter sur les résolutions en dehors du temps de l’AG ?
Est ce que ce module est actif ? peut on organiser une AG en ligne viarunorg ?
Bonjour, nous projetons de mettre en ligne l’ensemble des fonctionnalités pour les AG en ligne autour du 20 mars. Vous pouvez déjà utiliser le chat en ligne pour vos réunions à distance !