Aujourd’hui, nous livrons un package de fonctionnalités dédiées à la collaboration au sein des associations. Pour les activer, il suffit d’aller dans les options « Droits et Visibilité » de n’importe quel objet, et de toucher à ces boutons :
Vous noterez au passage la case « Geler la collaboration » qui vous permet d’empêcher les non-responsables d’écrire (mais pas de lire). Et tant qu’à être sur les options des objets, activez également les votes :
Normalement, vous devriez maintenant avoir dans votre barre de gauche quelque chose qui ressemble à peu près à ceci :
Alors, de quoi s’agit-il ? D’abord, les votes sont une fonctionnalité qui étend les mini-sondages dans cinq directions qui nous ont souvent été remontées :
- Avoir n’importe quel nombre de réponses possibles à une question (les mini-sondages sont limités à six réponses).
- Définir une date d’ouverture et une date de clôture des urnes (et, également, de pouvoir fermer manuellement un vote).
- Regrouper tous les votes à un même endroit pour les retrouver facilement.
- Organiser des votes anonymes.
- Télécharger un résumé, ou la liste des votants et (sauf anonymat) leurs votes.
Les votes ne remplacent pas les mini-sondages — qui restent la façon la plus simple de poser une question et de comptabiliser les réponses — mais fournissent une alternative lorsqu’un cas d’utilisation plus complexe se fait sentir, par exemple dans le cas d’une Assemblée Générale.
Les chat-rooms sont des fils de discussion en temps réel : tous les participants voient instantanément apparaître les messages des autres.
Les messages envoyés sont archivés de la même façon que les messages publiés sur les murs de discussion standard.
Nous avons fait le choix de créer une section Chat à part, plutôt que de transformer les murs de discussion. Ce choix est issu d’une constatation simple : le fonctionnement en ligne d’une association est avant tout asynchrone, car tous les membres ne sont pas tout le temps connectés à Internet, et encore moins à l’intranet de leur association. Pour cette raison, le mode de fonctionnement principal des discussions sur RunOrg, et donc des murs de discussion, doit être optimisé pour les discussions asynchrones :
- Permettre d’écrire des textes longs.
- Envoyer des notifications pour prévenir qu’un nouveau message a été écrit.
- Pouvoir répondre à un message en particulier.
Au contraire, une discussion en temps réel va devoir :
- Fonctionner par textes courts, car plus rapides à écrire
- Ne pas envoyer de notifications, car les messages sont rapidement périmés
- Avoir un seul fil de discussion pour ne pas être difficile à suivre.
Rien n’empêche, bien sûr, deux membres qui passeraient par hasard en même temps sur l’intranet de se retrouver dans une Chatroom, mais le mode de fonctionnement le plus efficace est de choisir une date pour une réunion virtuelle, et d’envoyer les invitations à tous les participants le moment venu.
